一
、需求確認及預定

進行會務需求了解時，針對本組織可以提供的會務服務內容

，設計標準問卷以引導會議主辦方更準確的提出會務需求。

對會務需求進行書麵登記並與會議主辦方確認。

1.客服中心接會議預定通知後要詳細記錄會議預定人、會議時間、是否需要預定會議室
、會議室名稱、會議室所在位置
、參會人員
、會服人數、所需茶水、桌簽等相關服務需求。

2.如通知人未預定會議室，告知預定會議室需要聯係會議負責人預定，通知人許可後電話通知與會人員會議情況、會議服務事項；如通知人已預訂會議室
，客服直接電話通知與會人員會議情況、會議服務事項。

3.客服中心電話通知客服主管
，參會人會議時間、會議室地點
、會議內容、會議服務員需求
、茶水服務需求
、桌簽服務需求、其它設備設施或者特殊需求等
，客服主管接通知後及時做出相應會議服務安排。

4.客服中心電話通知參會人會議時間
、會議室名稱、會議地點
、會議主持人、會議內容等情況，同時對通知時間
、被通知人
、是否能到會等情況做書麵記錄。

5.通知完畢後
，客服中心及時將會議通知結果電話反饋給會議通知人，並告知客服主管會議通知落實情況。

6.會議取消需提前2小時通知客服
，客服電話通知的通知與會人員
、客服主管取消會議的事項。

二、服務策劃：

根據確認的服務需求對會務服務的提供進行全麵的策劃，形成實施方案
，其中宜包含但不限於以下方麵：

1.職責分工；

2.時間安排；

3.場地安排
；

4.會務用品及硬件設施配備
；

5.突發事件應對措施；

6.會議秩序及安全等。

三、會前準備

將jiang會hui務wu服fu務wu過guo程cheng中zhong可ke能neng涉she及ji的de服fu務wu內nei容rong進jin行xing細xi分fen，並bing製zhi定ding相xiang應ying的de標biao準zhun，以yi保bao證zheng每mei項xiang服fu務wu內nei容rong都dou能neng在zai合he理li範fan圍wei內nei滿man足zu經jing確que認ren的de需xu求qiu，會hui務wu服fu務wu中zhong可ke能neng涉she及ji的de各ge項xiang服fu務wu內nei容rong可ke包bao含han但dan不bu限xian於yu以yi下xia方fang麵mian：

1.布置導引；

2.布置簽到；

3.布置橫幅與大背景；

4.檢查會議用桌、椅，主席台布置

，座位格局和座次安排；

5.布置台布
；

6.製作並擺放座席牌；

7.擺放不同類型麥克風；

8.擺放花卉

；

9.製作與佩戴胸花；

10.提供紙筆

；

11.提供毛巾、紙巾；

12.調試燈光
；

13.調試音響
；

14.調試投影
；

15.調試空調
；

16.準備茶具（水）
；

17.準備果盤；

18.檢查安全、消防設施及疏散通道；

19.了解會議程序及個性化服務需求；

20.備用物品：電源轉換插座

、萬能充電器
、插電板等。

四
、會場布置

（一）主席台座次排序：

1
、原則：

1）前排高於後排：

2）中央高於兩側：

3）左側地位高於右側（以中央位置就坐的人為參照
，左右側指他的左手邊和右手邊位置）：

2
、重點說明：

1）以擺放公司領導座簽為例：以下數字代表職務的排序
，數字越小職務越高。同排座次擺放順序要根據實際就座人數而定，人數用奇數與偶數區別開來。

2）以擺放公司領導座簽為例：以下數字代表職務的排序
，數字越小職務越高。同排座次擺放順序要根據實際就座人數而定
，人數用奇數與偶數區別開來。

當主席台領導人數為奇數時：先確定主席台最中央的位置
，職位最高者座簽擺在正中間的位置，然後以他為參照
，按照他的左側高於右側的標準，左右排序。

當主席台領導人數為奇數時：先確定主席台最中央的位置，職位最高者座簽擺在正中間的位置，然後以他為參照，按照他的左側高於右側的標準，左右排序。

當主席台領導人數為偶數時，先確定主席台最中央的兩個人的位置，將1和2的座簽擺在正中間的位置，有兩種擺放方法：

以右為尊：1、2之間的排序為1在2的右邊
，然後把1和2這兩個位置整體看成一個中心點，以這個中心點為參照物

，按照它的右側高於左側的標準，右左右左排序。

以左為尊：1、2之間的排序為1在2的左邊。然後把1和2這兩個位置整體看成一個中心點，以這個中心點為參照物，按照它的左側高於右側的標準
，左右排序。

注明：建議使用以右為尊的方式。

3）報告會和聯席會：一般采取報告人或主辦方負責人或聯席各單位負責人相間排列的方法。

4）課桌式會議中場內人員座次安排。

有三種方法:

橫排法：按參會人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右依次橫向排列。

豎排法：按各單位和成員的既定次序或姓氏筆畫，從前至後依次縱向排列。注意正式代表排在前麵
，職務高者排在前麵。

左右排列法：按參會人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以主席台中心為基點，向左右兩邊交錯排列。

（二）洽談會議的排序（主方與客方的排序）

1、原則：

1）國際通行的禮儀是以右為尊
，客人應在主方的右側一列，麵對正門一方為上。

2）分兩排對坐
，客方應在會議室進門處的右方一列入座。

3）同排左側地位高於右側（以中央位置就坐的人為參照
，左右側指他的左手邊和右手邊位置）：

注明：當(dang)要(yao)求(qiu)雙(shuang)方(fang)桌(zhuo)簽(qian)一(yi)一(yi)對(dui)應(ying)時(shi)，如(ru)果(guo)客(ke)方(fang)是(shi)上(shang)級(ji)，應(ying)先(xian)擺(bai)放(fang)客(ke)方(fang)的(de)桌(zhuo)簽(qian)
，然(ran)後(hou)主(zhu)方(fang)根(gen)據(ju)其(qi)順(shun)序(xu)擺(bai)放(fang)。反(fan)之(zhi)亦(yi)然(ran)。如(ru)果(guo)客(ke)方(fang)為(wei)外(wai)賓(bin)
，則(ze)外(wai)賓(bin)擺(bai)放(fang)排(pai)序(xu)原(yuan)則(ze)為(wei)以(yi)右(you)為(wei)尊(zun)。

2、會務現場服務所需的用品用具擺放規範

（1）座位牌

宜選擇三角形座位牌
，一般長15～20厘米，寬7.5～10厘米，雙麵展示。

座位牌字體格式統一

、大小合理。

根據座次要求安排擺放座位牌。

（2）麥克風

1）擺放要求

對於有線麥克風，麥頭高度距桌麵20厘米；鼠標有線麥距離桌邊20厘米擺放。

對於無線麥克風（使用麥克風架）：高度距離桌麵20厘米，麥架距離演講人20厘米。具體擺放要求可參見下圖。

多人使用麥克風時，主持人、主講人或最高領導位置應固定擺放一個麥克風。

2）電池管理

對於無線麥克風，每次充電時間為10～12小時之間（具體可根據電池充電計算公式：電池容量除以充電電流計算），電池一般使用期限為一年。

電池應存放在幹燥涼爽的地方。

3）其他

音響關閉後，方可卸除有線麥克風。

無線麥克風使用完畢及時卸除內部電池。

（3）記錄紙、筆

記錄紙宜選用80g的A4紙3張
；如桌子鋪有桌布，則需要加厚到5張或加寫字板。

記錄筆宜選用HB鉛筆

、黑色簽字筆。

會議資料與記錄紙擺放在一起。宜配備兩支記錄筆，記錄筆擺放在記錄紙的右側或者記錄紙上，與記錄紙成30度角
，筆尖朝前。

（4）飲用水

宜選擇350毫升或550毫升瓶裝飲用水（以下簡稱“飲用水”）。

飲用水擺放時
，標識應統一麵向客人、成直線、靠近茶杯的左側擺放（無茶杯的，距離客人右側12~15厘米處擺放）。

貴賓廳擺放飲用水時宜配放玻璃杯。